Per l’accesso e la frequenza di spazi del Dipartimento (sale dottorandi, laboratori, sale riunioni) è necessario farne richiesta. Le postazioni di lavoro disponibili in spazi collettivi vengono assegnate dal Direttore, sentita la Commissione Spazi del DIA. A tal fine è necessario inviare all’indirizzo di posta elettronica bellini@units.it, e in cc a direttore@dia.units.it,  il modulo SPA_richiesta assegnazione e frequenza spazi, compilato in ogni sua parte e firmato dal richiedente. All’atto dell’assegnazione dello spazio, verrà consegnata una copia delle chiavi per l’accesso alla postazione lavoro, che dovrà essere restituita al termine della posizione di dottorando presso il DIA.

La frequenza di alcuni spazi è soggetta al rispetto di regole specifiche e a condizioni particolari. Per la frequenza dei Laboratori, rivolgersi ai responsabili degli stessi (http://dia.units.it/it/ricerca/ricerca-dipartimento/Laboratori).

Nel caso si rendesse necessaria la presenza negli spazi del Dipartimento al di fuori degli orari di apertura, per esigenze legate alle attività di ricerca, è necessario chiedere l’autorizzazione all’accesso direttamente al Direttore – che deve informare il servizio di vigilanza - inviando una email  a direttore@dia.units.it  che specifichi date, orari e motivazioni della presenza.

Il responsabile della gestione del finanziamento è il supervisore, e la pianificazione dell’impiego va concordata con lo stesso.  In ogni caso, prima di effettuare le spese soprattutto in prossimità della chiusura dell’esercizio annuale del fondo, si consiglia di consultare la Segreteria Amministrativa per valutare l’effettiva capienza del progetto su cui le stesse graveranno (segreteria@dia.units.it, gussetti@units.it).

Per quanto riguarda il pagamento delle quote di iscrizioni a convegni, conferenze o corsi di formazione, a cui deve necessariamente seguire una missione, è preferibile che il dottorando anticipi la spesa e poi chieda il rimborso in sede di liquidazione della missione, presentando fattura o ricevuta intestata all’interessato. In alternativa e in via residuale è possibile fare pagare l’iscrizione direttamente dal Dipartimento, purché si proceda alla richiesta con anticipo di almeno 30 giorni rispetto alle scadenze ammesse; in questo caso la fattura o ricevuta deve essere intestata al Dipartimento.

Non è ammesso il rimborso delle quote associative, mentre è possibile pagare quote richieste per le pubblicazioni in modalità open access seguendo le istruzioni contenute nel flusso Pagamento Quote Associative.

II  costi di missione potranno essere imputati sui fondi a disposizione del Dottorando (dal secondo anno di corso) o del Supervisore/Corso di Dottorato (nel primo anno, non coperto dalla disponibilità dell’importo destinato specificamente dalla normativa alle attività di ricerca del Dottorando). In ogni caso la richiesta di autorizzazione alla missione prodotta a cura del Dottorando entro i termini sopra riportati deve:

• essere validata dal Supervisore, che firma la modulistica dopo il Dottorando e riporta nel Modulo A –autorizzazione missione il codice U-GOV del progetto di cui è responsabile e a carico del quale la spesa va imputata;
• essere firmata dal  Direttore, che ne autorizza la spesa.

Nel caso in cui la spesa venga imputata su fondi comuni a disposizione del Corso di Dottorato, la richiesta , validata dal Supervisore, deve essere autorizzata con visto anche dal Coordinatore del Corso di Dottorato.

Prima del viaggio il dottorando deve necessariamente:

- compilare il Modulo di Comunicazione Preventiva, firmarlo e farlo pervenire in originale alla Segreteria del Dottorato di Ateneo (per posta, o consegnandolo di persona; è possibile anticiparlo via email). È richiesta la firma del Coordinatore di Dottorato, pertanto il modulo va preparato con adeguato anticipo.

- compilare il Modulo A - Autorizzazione missione, reperibile sul sito del DIA alla sezione Modulistica; il modulo deve essere completato in tutte le sue parti, compresa la motivazione della richiesta, e recapitato in originale al Servizio Missioni del DIA (direttamente nella cassetta per la raccolta della modulistica, fuori la stanza C2_T.14 nell’edificio C2, o per posta interna da indirizzare al Servizio; è possibile anticipare il modulo per email).

In caso di richiesta di utilizzo dei fondi messi a sua disposizione per attività di ricerca, il dottorando verificherà con la Segreteria Amministrativa (segreteria@dia.units.it) che la cifra preventivata per la missione, sommata a eventuali importi precedentemente utilizzati, non ecceda il budget annuale assegnato.

Durante il viaggio, il dottorando deve:

-  conservare tutta la documentazione fiscale (scontrini/ricevute) di vitto, alloggio, spese di viaggio e di tutte le spese sostenute. È necessario richiedere una ricevuta individuale per ogni spesa sostenuta, ed eventuali fatture devono essere intestate al beneficiario (Dottorando). Le spese di vitto e alloggio vanno indicate separatamente;

- in caso di partecipazione a una conferenza, richiedere agli organizzatori l’Attestato di partecipazione, laddove possibile.

Al rientro dal viaggio, ed entro i 30 giorni successivi, il dottorando deve:

-  compilare il Modulo Trasferta dottorando-Comunicazione successiva e inviarlo insieme all’Attestato di partecipazione alla Segreteria di Dottorato;

- far pervenire al Servizio Missioni il Modulo B – richiesta liquidazione missione, debitamente compilato in tutte le sezioni, firmato e corredato dai documenti fiscali validi attestanti le spese sostenute. Per tutti i dettagli relativi all’ammissibilità delle spese, ai vincoli relativi agli importi rimborsabili e alle tipologie dei documenti accettati per la liquidazione,  si rimanda al Regolamento Missioni dell' Ateneo (https://web.units.it/normativa/regolamenti/regolamento-48);

Nel caso in cui i moduli A e B siano compilati in maniera incompleta, alterati nelle sezioni, carenti della documentazione richiesta o mancanti delle firme necessarie, il Servizio Missioni si riserva di effettuare le relative verifiche ai sensi del Regolamento, di chiedere integrazioni ovvero di non accettare alcune spese (sempre e unicamente ai sensi di quanto previsto dal Regolamento). In caso di dubbi o per informazioni preventive, il Servizio Missioni è a disposizione per chiarimenti.

Per ogni informazione, prima di effettuare missioni o spese per attività di ricerca, ai Dottorandi è consigliato rivolgersi al Servizio Ricerca istituzionale e Dottorati del DIA (gussetti@units.it).

Le spese ammissibili e imputabili al budget a disposizione dei Dottorandi con borsa FSE  sono quantificate come segue:

a) partecipazione a visite e viaggi di studio:

b) iscrizioni a convegni e workshop: la partecipazione deve essere motivata e l’iniziativa descritta in maniera sintetica ma esaustiva; è necessario produrre l’attestato di partecipazione oltre alla documentazione valida fiscalmente e intestata al dottorando (nel caso di quota pagata direttamente da lui).

La documentazione prodotta dal partecipante a giustificazione delle spese di vitto e trasporto deve essere accompagnata da una dichiarazione sostitutiva di atto notorio ai sensi dell’art. 76 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, resa dall’allievo che conferma che le spese medesime sono state sostenute esclusivamente per le finalità di partecipazione all’attività formativa.

Il Dottorando che fruisce di una borsa finanziata con fondi FSE non può partecipare a bandi Erasmus+, ma può comunque fruire di programmi di mobilità internazionale finanziata con altri bandi/programmi.

Nelle attività di divulgazione della ricerca, così come nella composizione di materiale per le presentazioni, i Dottorandi possono ricorrere ai suggerimenti del Manuale di immagine coordinata del DIA e ai format individuati (per poster, presentazioni). Si raccomanda in ogni caso di veicolare i materiali prodotti richiamando il logo del Dipartimento, che va usato insieme a quello dell’Università di Trieste e secondo le modalità specificate nel Manuale stesso. L’immagine coordinata del DIA è disponibile in Intranet DIA, accessibile con credenziali di Ateneo.